1. Delimite o processo
Defina onde a atividade começa e termina, quem participa, quantas vezes ocorre e quais exceções exigem decisão humana. Misturar processos diferentes torna o resultado difícil de interpretar.
2. Converta o esforço em horas
Para uma rotina diária, multiplique pessoas, tempo diário por pessoa e dias por mês. Converta minutos para horas antes de aplicar o custo horário.
horas mensais = pessoas × minutos por dia × dias por mês ÷ 603. Evite contar retrabalho duas vezes
Se o tempo informado já inclui correções e conferências, o percentual de retrabalho serve para entender a composição das horas — não para somar o mesmo esforço novamente.
4. Separe capacidade de economia
Horas potencialmente recuperáveis multiplicadas pelo custo horário representam capacidade equivalente. Isso não significa redução automática de despesas: a equipe pode usar esse tempo em atendimento, análise, qualidade ou crescimento.
5. Trabalhe com cenários
Compare hipóteses conservadora, base e otimista. Registre as premissas, valide regras e considere custos de implantação, manutenção, exceções e adoção.
O que o cálculo não responde
A avaliação técnica precisa combinar números com contexto operacional.
- Se a automação é tecnicamente viável.
- Quanto do tempo será convertido em benefício financeiro.
- Quais integrações, riscos ou mudanças de processo serão necessárias.
- Qual será o preço ou prazo de uma solução.